QUẦY LỄ TÂN KHÁCH SẠN CÓ GÌ?

► Kích thước quầy lễ tân

Quầy lễ tân khách sạn thường được thiết kế theo phong cách đặc trưng mà khách sạn hướng tới (hiện đại, cổ điển,...). Về kích thước, chiều dài quầy dài - ngắn tùy thuộc vào không gian chung của khu vực sảnh khách sạn. Chiều rộng mặt quầy phía trên thường từ 0,3 đến 0,6m; chiều rộng mặt quầy phía dưới sẽ rộng hơn mặt quầy trên khoảng 0,3m. Chiều cao quầy có thể từ 1m1 – 1m2.

► Mặt quầy lễ tân có gì?

Trên mặt quầy lễ tân thường đặt biển tên Reception; giá xếp các tập gấp, tờ rơi, card giới thiệu các dịch vụ của khách sạn, lọ hoa/ bình hoa tươi trang trí.

► Các trang thiết bị thường có trong quầy lễ tân

- Máy vi tính/ laptop

Máy vi tính đặt tại quầy lễ tân được sử dụng để thực hiện các công việc sau:

• Vận hành phần mềm quản lý khách sạn, làm thủ tục check-in, check-out cho khách.
• Theo dõi, tổng hợp chi phí dịch vụ, cập nhật phiếu thanh toán dịch vụ của khách vào hệ thống.
• Kết nối với tổng đài điện thoại để theo dõi các cuộc gọi.
• Soạn thảo văn bản, báo cáo…

- Điện thoại bàn

Thường có 1 hoặc 2 máy điện thoại bàn, phục vụ nhu cầu liên lạc nội bộ của nhân viên lễ tân đến phòng khách lưu trú, các bộ phận trong khách sạn hoặc ra bên ngoài.

- Máy POS

Là máy được sử dụng để cà thẻ tín dụng thanh toán phí dịch vụ cho khách.

- Máy đếm tiền, soi kiểm tra tiền

Được dùng trong quá trình thanh toán cho khách, đếm đủ số tiền khách thanh toán, kiểm tra tiền mặt là thật hay giả.

- Máy in đa chức năng

Máy in kết hợp tính năng photocopy, fax, scan được dùng để phục vụ các công việc liên quan của nhân viên lễ tân: in báo cáo, photo giấy tờ tùy thân của khách để làm thủ tục check-in,…

- Máy tính cá nhân

Sử dụng cho việc tính toán của nhân viên lễ tân hoặc của khách.

- Đồng hồ báo thức

Được sử dụng để cài đặt yêu cầu báo thức cho khách lưu trú.

- Két an toàn

Được dùng để cất giữ tiền bạc, tài sản có giá trị của khách.

► Các vật dụng thường có trong quầy lễ tân

- Giá đựng hồ sơ đặt phòng

Lưu hồ sơ đăng ký của khách dự định đến check-in trong ngày.

- Giá đựng thông tin của khách

Đựng danh sách khách đang lưu trú tại khách sạn, hộ chiếu/ chứng minh thư sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái tên khách và số phòng.

- Giá đựng chìa khóa, tin nhắn, thư từ

Giá dùng để đựng chìa khóa phòng, tin nhắn, thư từ của khách.

- Giá đựng các loại sổ sách, biểu mẫu

Là một ngăn tủ lớn được chia thành nhiều ngăn nhỏ dùng để đựng các loại sổ sách, biểu mẫu phục vụ cho công việc của nhân viên lễ tân khách sạn. (sổ phân ca, sổ giao ca, sổ gửi và nhận bưu phẩm, sổ giao nhận chìa khóa…)

- Khay đựng hóa đơn, chứng từ thanh toán của khách

Lưu giữ hóa đơn, chứng từ thanh toán của khách được các bộ phận khác chuyển sang – dùng để cập nhật vào hồ sơ thanh toán của khách trên hệ thống phần mềm quản lý.

- Các loại tờ rời, bút viết

• Sơ đồ phòng
• Bản đồ địa phương
• Phiếu đặt phòng
• Phiếu đăng ký khách sạn
• Phiếu ăn sáng
• Phiếu nhắn tin
• Bút viết…

Ngoài ra, tại khu vực tường bên trong quầy lễ tân của các khách sạn lớn thường có treo đồng hồ báo giờ của một số thành phố lớn trên thế giới như: New York, London, Paris, Beijing, Tokyo, Hanoi… để khách quốc tế dễ dàng biết được giờ chính xác của nước mình.